Om onze klanten goed te kunnen bedienen is het nodig dat Esculaap Media persoonsgegevens verwerkt. Dit om de afspraken die wij met onze klanten, leveranciers en medewerkers gemaakt hebben te kunnen uitvoeren. Dat doen wij zorgvuldig, waarbij wij de wettelijke eisen volgen.

1. Persoonsgegevens die door Esculaap Media gebruikt worden

Van klanten:

Algemene persoonsgegevens als naam, contactgegevens, functienaam.

Van medewerkers:

Algemene persoonsgegevens als naam, geboortedatum en contactgegevens, nationaliteit, geboortedatum- en plaats, geslacht, burgerlijke staat.
Curriculum vitae (cv), werkervaring, bankrekeningnummer, opleiding- en scholingsgegevens, (kopie), getuigschriften, referenties, (kopie) pasfoto, (kopie) ID-bewijs, BSN, (kopie) werkvergunning, (kopie) verblijfsvergunning en (kopie) VAR.
Gegevens over beschikbaarheid en verlof.

Van freelancers:

Algemene persoonsgegevens als naam, contactgegevens, geboortedatum, functienaam en burgerlijke staat.
Curriculum vitae (cv), werkervaring, bankrekeningnummer, opleiding- en scholingsgegevens, (kopie), getuigschriften, referenties, (kopie) pasfoto, (kopie) ID-bewijs, BSN, (kopie) werkvergunning, (kopie) verblijfsvergunning en (kopie) VAR.

Van sollicitanten worden alleen gegevens verwerkt die relevant zijn voor de sollicitatieprocedure.

Van leveranciers

Algemene persoonsgegevens als bedrijfsnaam, naam, contactgegevens, functienaam, bankrekeningnummer.

Van medisch professionals

Algemene persoonsgegevens als (bedrijfsnaam), naam, contactgegevens, functienaam, bankrekeningnummer en BIG-nummer (indien van toepassing).

2. Doeleinden voor het gebruik van persoonsgegevens en de juridische grondslag daarvoor

Van klanten:

Persoonsgegevens worden gebruikt om uitvoering te geven aan de met de klant gesloten of mogelijk gesloten offerteovereenkomst. Daarnaast worden de persoonsgegevens gebruikt voor relatiebeheer.

Van medewerkers:

Persoonsgegevens van medewerkers worden gebruikt om een goede uitvoering te geven aan de met de medewerker gesloten (arbeids-)overeenkomst en de wettelijk daarmee samenhangende verplichtingen. Daarnaast worden de gegevens gebruikt in het kader van de organisatie en bedrijfsvoering, zoals bijvoorbeeld inlogmogelijkheden op de geautomatiseerde systemen, toezenden van medewerkers informatie etc.

Van leveranciers en freelancers:

Persoonsgegevens worden gebruikt om uitvoering te geven aan de met de leverancier en of freelancer gesloten of mogelijk gesloten offerteovereenkomst of opdrachtbevestiging. Daarnaast worden de persoonsgegevens gebruikt voor relatiebeheer.

Van medisch professionals

Persoonsgegevens worden gebruikt om uitvoering te geven aan de met de medisch professional gesloten of mogelijk gesloten overeenkomst of opdrachtbevestiging. Daarnaast worden de persoonsgegevens gebruikt voor relatiebeheer, controle van inschrijving in het BIG-register, accreditatie, actief verstrekken van informatie in de vorm van, maar niet alleen, e-mail nieuwsbrieven waarvoor men zich actief heeft geregistreerd en eventueel melding bij het Transparantieregister.

3. Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard of verder verwerkt dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. De bewaartermijn kan verschillen per (categorie) persoonsgegeven.

De persoonsgegevens van (voormalige) werknemers worden uiterlijk 2 jaar na het einde van het dienstverband verwijderd, tenzij op dat moment nog nodig zijn om te voldoen aan een op ons rustende wettelijke verplichting. Zo worden gegevens omtrent salaris vanwege toepasselijke belastingwetgeving langer bewaard, te weten minimaal 7 jaren.

De persoonsgegevens van sollicitanten worden met de toestemming van de sollicitant maximaal 1 jaar door ons bewaard, tenzij de sollicitant bij ons in dienst treedt. Indien een sollicitant geen toestemming aan ons verleent, zullen de persoonsgegevens van deze sollicitant binnen 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure door ons worden verwijderd.

4. Delen van gegevens

Esculaap Media is terughoudend met het delen van de gegevens van klanten, leveranciers, freelancers, medewerkers en stagiaires. Gegevens worden in beginsel alleen gedeeld als daar toestemming voor is verkregen. Het delen van gegevens kan nodig zijn voor het uitvoeren van de dienstverlening of als dit wettelijk verplicht is. Voorbeelden daarvan zijn o.a. het indienen van declaraties bij de financiers, het leveren van drukwerk, het bespreken van verzuim casuïstiek met de bedrijfsarts.

Daarnaast worden soms gegevens (geanonimiseerd) gedeeld op grond van het gerechtvaardigde belang van Esculaap Media. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn om statistieken en rapportages op te stellen.

5. Rechten betrokkenen

Inzagerecht

Klanten, leveranciers, freelancers, medewerkers en stagiaires hebben het recht op inzage in de eigen gegevens. Wanneer blijkt dat deze gegevens niet kloppen hebben zij het recht deze gegevens te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kan verzocht worden de eigen persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie of om de verwerking van gegevens te beperken.

Hierbij kan het voorkomen dat het niet mogelijk is om (volledig) te voldoen aan een verzoek (bijvoorbeeld als de inzage leidt tot een inbreuk op de privacy van anderen, of als Esculaap Media de gegevens nog nodig heeft). In dat geval zal Esculaap Media motiveren waarom er geen (volledig) gehoor gegeven kan worden aan het verzoek.

Het Recht om een klacht in te dienen

Esculaap Media gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en probeert zich hier ook steeds in te verbeteren. Als u een tip of klacht hebt over de wijze waarop wij omgaan met je persoonsgegevens, dan vragen wij om dit te melden aan Esculaap Media B.V. Onze Privacy Officer kan de tip of klacht beoordelen en eventueel verbeteringen aanbrengen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Bron van de gegevens

Wij verkrijgen de persoonsgegevens van cliënten, wettelijk vertegenwoordigers en medewerkers hetzij van hun zelf, hetzij van de officiële instanties.

Daarnaast wordt informatie, gedurende de zorgverlening en het dienstverband, toegevoegd door medewerkers van ArboNet.

7. Correspondentie, website, klanttevredenheidsonderzoek, relatie-evenementen

Aanvullend op bovenstaande worden ook persoonsgegevens van bezoekers van onze websites, klanttevredenheidsonderzoek en relatie-evenementen van Esculaap Media verwerkt.

Correspondentie

U kunt ons benaderen via e-mail, post, telefonisch of het contactformulier via onze website. De correspondentie wordt alleen gebruikt en bewaard om de vraag/klacht/verzoek te behandelen, en de kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken.

Website

Deze website kan bezocht worden zonder dat persoonsgegevens verstrekt worden. Indien u informatie wenst mbt. onze diensten, ontvangen wij uw contactgegevens, die worden gebruikt om uw bericht te beantwoorden.

Esculaap Media mailt klanten, leveranciers en freelancers om te vragen om zich aan te melden voor relatie-evenementen. De ontvanger heeft de mogelijkheid om zich af te melden voor deze relatie- evenementen. De verzamelde gegevens worden gebruikt om de relatie van de klanten en leveranciers en freelancers van Esculaap Media te verbeteren.

8. Beveiliging

Esculaap Media heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige gebruik. Als persoonsgegevens (in opdracht van Esculaap Media) door derden worden verwerkt, dan is daar altijd een overeenkomst mee afgesloten die erop toeziet dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de persoonsgegevens en dat deze adequaat worden beschermd. De persoonsgegevens kunnen verwerkt worden binnen en buiten Nederland.

9. Wijzigingen

Esculaap Media behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacy statement. Wij raden aan om regelmatig deze privacy statement te controleren of er aanpassingen hebben plaatsgevonden.

10. Contactgegevens

Heeft u naar aanleiding van deze verklaring nog vragen, opmerkingen of klachten dan kunt u die e- mailen naar klantenservice@esculaapmedia.nl of per post naar

Esculaap Media B.V.
t.a.v. de Privacy Officer
Porrenhofstraat 128
6663 SG Lent

 

Versie: 1.0
Van toepassing vanaf: 21 augustus 2023